10 نصائح ذهبية لتحقيق أقصى إنتاجية أثناء العمل من المنزل

مقدمة:

من التدريس إلى الترجمة، ومن المساعدين الافتراضيين إلى صناع المحتوى الإعلاني، يتجه الموظفون يومًا بعد يوم نحو العمل عن بُعد.

على الرغم من أن هذا قد يكون حُلمًا للبعض، إلّا أن التحول من بيئة مكتبية منظمة إلى بيئة منزلية تحمل تحدياته الخاصة ويكون أمرًا صعبًا على البعض الآخر.

التشتت وقلة المساءلة يعدان تحديين يواجهانا في بيوتنا، حيث نجد صعوبة في التواصل والتنظيم (من يعلم إذا كنت تعمل في هذه اللحظة أم لا؟). ومع ذلك، لا يعني ذلك أنه لا يمكن أن تكون إنتاجيًا. في هذا السياق، سنقدم لك بعض النصائح لتحقيق أقصى إنتاجية خلال العمل عن بُعد، سواء كنت تعمل من المنزل يوميًا، أو بشكل منتظم في الأسبوع، أو حتى خلال فترات النقاهة.

10 نصائح ذهبية لتحقيق أقصى إنتاجية أثناء العمل من المنزل
10 نصائح ذهبية لتحقيق أقصى إنتاجية أثناء العمل من المنزل

1. تحديد ساعات العمل:

   من الضروري أن تحدد ساعات عمل منتظمة لنفسك عند بداية العمل من المنزل. على الرغم من إمكانية إعطاء نفسك مرونة في بداية العمل وفترات الراحة، يظل وجود جدول زمني منتظم أمرًا حيويًا. يجعل هذا الأمر العمل أكثر فاعلية ويساهم في تسهيل التواصل مع الزملاء.


وإليك بعض الجوانب الحيوية التي يتعين مراعاتها عند إعداد جدول عملك من المنزل:

1. تحديد الأوقات المطلوبة:

   قم بتحديد الأوقات التي يتوقع منك فيها رئيسك أن تكون متاحًا ومتواجدًا. ضمن ذلك الفترات، حدد أوقات التواصل مع زملائك وعملائك.

2. تحديد أوقات الإنتاجية القصوى:

   حدد الأوقات في اليوم التي تجد فيها نفسك أكثر إنتاجية. لا يعني ذلك ضرورة العمل طوال ساعات الدوام الرسمي، ولكن اختر الأوقات التي تعتقد أنك ستكون فيها أكثر فاعلية. تأكد من معرفة أوقات الاجتماعات الجماعية المقررة لتكون مستعدًا لها.

3. ضبط التوقيت مع الفريق:

   تواصل مع الزملاء وافهم متى يحتاجون إليك بشكل أساسي. اختر الفترات التي يمكنك فيها تحقيق أقصى إنتاجية واعلم الجميع بذلك لتسهيل التواصل.

4. تحفيز الإنتاجية:

   حاول اختيار الفترات التي يمكنك فيها إنجاز أكبر كمية من العمل. قم بتبليغ جميع الأطراف المعنية بالأوقات التي تكون فيها مستعدًا للتفرغ للعمل، وستكون على الطريق الصحيحة لأيام عمل منتجة دائمًا.

5. للقراءة: البداية الصحيحة في رحلتك مع العمل الحر:

   لاحظ النصائح المقدمة حول كيفية بدء رحلتك بنجاح في مجال العمل الحر.


2. افصل وقت العمل عن الوقت الشخصي

فصل الوقت بين العمل والحياة الشخصية يعد أمرًا حيويًا للحفاظ على التوازن وضمان الإنتاجية. على حد سواء، يجب عليك أن تكون مُلتزمًا بالعمل عندما تعد بذلك، وفي الوقت نفسه، ينبغي أن تمنح نفسك فتراتًا مخصصة للأوقات الشخصية والأسرية. من المهم عدم تطويل فترات العمل أكثر من اللازم، حيث يمكن أن يؤدي ذلك إلى إرهاق نفسي وتقليل الإنتاجية.

إحدى النصائح الرئيسية للعمل من المنزل هي الحفاظ على حياتك العملية والشخصية بمواعيد محددة. هذا يساعدك على البقاء منتجًا خلال ساعات العمل ويقلل من التوتر في باقي يومك. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في قضاء بعض الوقت مع العائلة في المساء، فتأكد من إبلاغ مديرك وزملائك وعملائك بأنك لن تتابع البريد الإلكتروني بعد ساعة معينة، وثم تلتزم بهذا الإعلان.

لتحقيق توازن أفضل في وقتك، يمكنك استخدام مخطط لتنظيم جدولك اليومي. يُعد "Full Life Planner" أداة فعّالة للمساعدة في ذلك، فاستفد منه للتخطيط اليومي وضمان عدم فقدان التوازن في حياتك.


3. خطط تدفق العمل "Workflow" الخاص بك

تخطيط تدفق العمل الخاص بك يعتبر أحد السبل المؤكدة لضمان الإنتاجية والتفوق في الأداء. قبل بداية يوم العمل، يجب عليك أن تكون حذرًا وذكيًا في تنظيم أنشطتك.

قبل أن تبدأ في أداء المهام، تأكد من وضوح أولوياتك لهذا اليوم وتحديد المدة التي تعتقد أنها تحتاجها لإكمال كل مهمة، بالإضافة إلى تحديد الأنشطة التي يمكنك العمل عليها في حال توفر وقت إضافي.

يمكن أن تكون فترة قليلة قبل النوم هي لحظة مناسبة للتخطيط لليوم التالي، حيث يمكن أن يساعد هذا في تحسين جودة نومك، ويمنع عقلك من حمل عبء التفكير في التخطيط طوال الليل.


في تنظيم تدفق العمل الخاص بك، يُفضل أن تأخذ في اعتبارك النقاط التالية:

1. بدء بالمهام ذات الأولوية القصوى:

   قم بتحديد وإكمال المهام ذات الأهمية العالية أولاً، حيث يتطلب ذلك تركيزًا أكبر.

2. تنسيق اليوم مع دوراتك الطبيعية:

   استغل قمة طاقتك طوال اليوم بتخطيط أنشطتك وفقًا لدورات نشاطك الطبيعية.

3. تضمين المكافآت والاستراحات:

   قم بتخصيص فترات للمكافآت والاستراحات خلال اليوم، مما يسهم في الحفاظ على التركيز ومنع تشتت الانتباه بسهولة.


باعتبار هذه النصائح، يمكنك دائمًا الحفاظ على تركيزك وضمان الاستمرار في العمل بكفاءة عالية.


4. تقسيم يومك بشكل فعّال:

   بعد اتباع الخطوات السابقة، يجب أن تكون قد قمت بتخطيط فترات استراحة على مدار اليوم. ضمن هذه الفترات، تأكد من الابتعاد عن مكتب العمل (خذ قسطًا من الهواء النقي، أو تناول وجبة خفيفة صحية، وتفاعل مع زملاء العمل إذا كان ذلك ممكنًا). هذه الأنشطة تعينك على إعادة ضبط طاقتك، وتحسين تدفق الدم في جسمك، مما يجعلك جاهزًا لمواجهة المهام التالية.

أظهرت دراسة أُجريت في عام 2011 أن الموظفين الذين استفادوا من فترتي راحة قصيرتين كانوا مستمرين في الإنتاجية عند تكليفهم بمهمة معينة، في حين انخرط أداء الذين لم يأخذوا فترات راحة بشكل كبير. يبرز هذا الاستنتاج الأهمية البالغة لأخذ الراحة فيما يتعلق بأداء المهام.

وفقًا لدراسة أخرى، فإن العمال الأكثر إنتاجية هم الذين عملوا لمدة تتراوح بين 50 دقيقة ثم أخذوا استراحة لمدة 15-20 دقيقة. إذا كنت غير معتاد على فترات الراحة، فقد يكون لديك الكثير للاستفادة من تجربتهم.

في حالة عدم الامتثال للحد الزمني لفترات الراحة، يمكنك ضبط منبه لتذكيرك بالعودة إلى العمل. تُعد تقنية الطماطم (بومودورو - Pomodoro) ذات فعالية عالية لتحديد فترات العمل والراحة بشكل منتظم.


5. ارتدِ ملابسك وكأنك في العمل:

   حتى وإن كنت لا تخطط للتفاعل مع زملاء العمل أو الآخرين طوال اليوم، يظل من الأهمية بمكان أن ترتدي ملابس تعزز الانضباط والاستعداد للعمل (ويتضمن ذلك الاستحمام وتنظيف الأسنان!). قد تكون الملابس الرياضية والقمصان القطنية مريحة، ولكنها قد تثير الإحساس بالكسل أو فقدان الحماس للعمل.

   في حال كنت تواجه صعوبة في تحفيز نفسك للتجهيز في الصباح، فقد جرب تجهيز ملابسك في الليل السابق، أو قم بتخطيط لنزهة صباحية حتى تجد نفسك مضطرًا للبس ملابس خروج! [فكرة ذكية، أليس كذلك؟]


6. إنشاء مكتب في المنزل:

   عندما تقرر العمل من المنزل، قد يكون واعدًا أن تنتقل للعمل من الأريكة أو كرسي مريح أو حتى من سريرك، ولكن هذا يمكن أن يؤثر سلبًا على مستوى إنتاجيتك. إحدى أفضل النصائح للعمل من المنزل هي إنشاء مساحة مخصصة كمكتب، كرسالة لعقلك بأنه حان الوقت للالتزام بالعمل، وليس للاستراحة.

   عند اتباع هذا النهج، يتم ربط عقلك بسريرك بالنوم، وأريكتك بالراحة، ومكتبك بالعمل، مما يسهم في تغيير مستويات الطاقة والتركيز بشكل فعّال.

   قد تشعر بزيادة في اليقظة والثقة عندما تعمل من مكتب منزلي. اجعل المكتب مجهزًا بكرسي مريح ومكتب واسع، وتأكد من وجود خدمة Wi-Fi جيدة وأدوات متناسقة في مكان العمل. حدد المساحة بشكل جيد، ففي النهاية، ستقضي فيها الكثير من وقتك!

7. تحديد حدود مع الشركاء:

   يتعلق التحكم في الإنتاجية أثناء العمل من المنزل بتعيين حدود واضحة. ضمن هذا السياق، يُفضل تحديد حدود مع الأطفال، الحيوانات الأليفة، أو أفراد العائلة وزملاء السكن. حاول تشجيعهم على تركك لوحدك أثناء العمل لتحافظ على التركيز.

   يمكنك الحفاظ على هذه الحدود بطريقة ودية ومرنة، ولكن يجب الالتزام بها. يمكن وضع لافتة على باب مكتبك توضح إذا كنت متاحًا أم لا. حتى يُمكنك إشراك الأطفال في وضع اللافتة، مما يعزز شعورهم بالمساهمة وعدم الاستبعاد.

8. قم دور عامل النظافة:

   على عكس البيئة المكتبية التي قد تكون مُنظمة بوجود عمال تنظيف، يجب عليك القيام بذلك بنفسك في المنزل. يساعد الحفاظ على نظافة مساحة العمل على الحفاظ على تركيزك وتنظيمك وإنتاجيتك. حتى إذا كنت لا تمانع في العمل في بيئة فوضوية، فإن الحفاظ على بعض درجات النظام يُساعد في تفادي فوضى الأوراق والمستلزمات!

   ومع ذلك، يتعدى هذا إلى الحفاظ على النظافة فقط. قد يُجبرك العمل في بيئة فوضوية على تأجيل مهام العمل بسبب رغبتك في التنظيف، وهو أمر يؤثر على إنتاجيتك. يمكن لتحديد جدول أسبوعي للتنظيف مساعدتك في تحقيق التوازن، حيث يُمكنك تجنب الانشغال بالتنظيف خلال ساعات العمل.

9. استمتع بالمصدر الذي يلهمك:

   إحدى الميزات الرائعة للعمل من المنزل هي أنك لن تُشتت بانتباه زملائك في العمل. استفد من ذلك واستمع إلى الموسيقى بصوت عالٍ، أو جرّب ملفات صوتية ملهمة مثل الطبيعة أو موسيقى الخلفية، أو حتى اترك النوافذ مفتوحة للسماح بدخول الضجيج الأبيض.

   إذا كنت تقوم بمهام تكرارية، فقد يكون الكتاب الصوتي أو البودكاست هو اللازم للحفاظ على التحفيز. ومع ذلك، يُفضل بعض الأشخاص العمل في الصمت. لذا، اترك الموسيقى والتلفزيون في الخلفية إذا كنت تعتبر ذلك مُلهمًا.

10. حافظ على الاتصال الاجتماعي:

    إحدى أفضل الجوانب في العمل في مكتب هو التواصل والتعاون الاجتماعي. لا تفقد ذلك عند العمل من المنزل. حاول التواصل مع زملائك في العمل عبر البريد الإلكتروني، أو المكالمات الهاتفية، أو مكالمات الفيديو، أو حتى شخصيً.


الختام:
يُعد الانتقال إلى العمل من المنزل تحديًا، ولكن باعتماد بعض التغييرات البسيطة في روتينك ومكان العمل، ستكتشف أنه بالإمكان الاستمتاع بيوم عمل فعّال. اكتشف ما يناسبك ويناسب عائلتك من خلال تجربة بعض النصائح المُذكورة أعلاه.
أحدث أقدم